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メール対応が上手な人に聞く! スムーズに返信する3つのアイデア

メールを打つ女性
(Prostock-Studio/iStock/Getty Images Plus/写真はイメージです)

「メールの返信をつい後回しにしてしまう」「文面に迷って時間がかかってしまう」 メール返信をスムーズにこなせず、困っている人もいるようです。

なにを意識すれば、返信業務に奪われる時間を減らすことができるのでしょうか?

メール返信をサクッと終わらせるコツを、fumumu取材班が聞いてきました。

①即レス or 時間確保

「自分の返信スタンスを、あらかじめ決めておくのがおすすめです。読んだらすぐに返すのか、返信する時間を確保しておくのか。

今返信したほうがいいかな? と悩む時間がもったいないんですよ。悩んでいる間は、仕事の手が止まってしまうわけですから。私は、自分の仕事状況に合わせて、どうやって返信するのか週によって決めています。

仕事が忙しくて集中したいときは、返信だけする時間を確保。余裕があるときは、読んだらすぐに返信。どうするか悩まないだけで、業務がスムーズに進みますよ」(20代・女性)

関連記事:「今日も仕事が終わらない!」となげく前に… 時間を無駄にしない3つのコツ

②テンプレを用意

「似たような返信をするときに使い回せるように、テンプレートを作っています。せっかく文章を作ったのに、また新しく作るなんて面倒じゃないですか。

仕事の内容が違っていても、状況が近いなら、使い回せることは多いですよ。取引先に資料を確認してほしいとき、契約書を返送してほしいとき、相手のミスを指摘したいとき。

使う場面に合わせてテンプレートを作っておけば、言葉の言い回しで悩むことも少なくなります」(20代・女性)

提供元: fumumu
メール対応が上手な人に聞く! スムーズに返信する3つのアイデア

1 コメント

  1. こんにちは。
    私は①も②も使っているので、メールの返信に悩んだことはありません。
    文面を考えるのに後回しにしたところで、結局大した文章が思いつくわけではありませんから。
    電話ではないので、送信する時間帯もあまり気にしません。
    都合の良い時間に見てもらえばいいですから。メールは便利に使わなければ(^^)

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